روابط عمومی الکترونیک و نقش آن در سازمان ها (ایمان کاهکش)

توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در دنیا و اینک در کشور ما، تاثیر گسترده­ای در توسعه سایر فناوریها، افزایش بهره­وری سازمانها و مؤسسات و بهبود ارائه خدمات لازم به مردم بطور خلاصه ایجاد زندگی بهتر دارد. بدون شک اولین گام جهت گسترش و بهره­برداری از این فناوری در هر جامعه شناخت کامل آن و همچنین ایجاد شرایط مناسب به منظور آموزش و دستیابی به تواناییهای لازم استفاده از فناوری مذکور می­باشد...

   فناوری نوین به موازات همۀ علوم در عرصۀ ارتباطات انسانی و علم روابط عمومی نیز تحولاتی عظیم و شگرف بوجود آورده است.     

 از آنجاییکه روابط عمومی­ها نقش مهم و کلیدی در اولین برخورد با مخاطبان یک سازمان را دارند و گسترۀ فعالیت این بخش با قشر وسیعی از مردم که مخاطبان روزانــــه آنها هستند حجم بالایی از ارتباطات یک مجموعه را بوجود می­آورد، به جرات می­توان گفت که مؤثرترین مجموعه که قطعاً باید راه­حل­های مطلوب را با سرعت دراختیار مدیران سازمان قرار دهد روابط عمومی می­باشد. عنصر سرعت اصلی­ترین علتی است که امروزه روابط عمومی الکترونیکی را به نوع سنتی روابط عمومی تحمیل کرده است چنانکه امروزه عنوان می­شود که آشنایی با روابط عمومی الکترونیک انتخاب نیست بلکه یک الزام است.

            در عصر حاضر استفاده از ابزارهای دیجیتال نیازی است که به منظور دستیابی به سرعت لازم در انتقال اطلاعات و دقت طلایی ضروری به نظر می­رسد و کارگزاران روابط عمومی برای بهره­برداری از این سرعت و دقت لازم باید تکنیک­های نوین رقابت را بیاموزند.

 

 

 

 

«نقش روابط عمومی الکترونیک»

 

یکی از پدیده­هایی که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان را شکل می­دهد تحقق دولت الکترونیک است.

تجارت الکترونیک، بانکداری الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقی الکترونیک، نشر الکترونیک و در نهایت روابط عمومی الکترونیک، مفهوم واقعی آخرین تحولات در هر زمینه را به یاد می­آورد.

در کشورهای صنعتی و پیشرفته، مراجعه حضوری به تمام سازمانها و ادارات دولتی جای خود را به مراجعه به پایگاههای اینترنتی داده است و خدماتی از قبیل صدور شناسنامه و گذرنامه، ثبت شرکتها، اخذ مجوزها و مدارک توسط همین پایگاههای اینترنتی انجام می­شود.

روابط عمومی الکترونیکی نحوه بکارگیری فن­آوریهای جدید ارتباطی و شیوه­های نوین اطلاع­رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته­های مخاطبان بطور لحظه­ای (Online)  به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.

همانطور که ذکر شد یکی از پیش فرضهای تحقق دولت الکترونیک روابط عمومی الکترونیک است دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و استفاده از ابزارهای رایانه­ای اطلاق می­شود، که تحقق آن رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، و تنها با یک اتصال به پایگاه واحدی مجهز به کامپیوتر به انجام رساند.

بسیاری از سازمانهای رسمی کشور(مانند وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی) دارای ساختمانهای متعددی است و مخاطب برای انجام کاری ملزم به مراجعه به آدرس­های مختلف است اما چه مدارکی باید همراه داشته باشد؟ کجا باید رفت؟ چند قطعه عکس؟ چند فتوکپی؟ چه گواهی و اطلاعاتی باید همراه داشته باشد ایـن اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی­ها باید به شکل بروشوری به مراجعه­کنندگان ارائه کند.

اما در این شکل جدید، روابط عمومی­ با توجه به خدماتی که به منظور رفع نیاز مخاطب ارائه می­کند و به جهت گسترش فعالیتها و کاهش ترافیک کاری، استفاده از اطلاعات درج شده در سایت ضروری به نظر می­رسد. اطلاعاتی شامل درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشنا کردن کاربران با بخشهای مختلف و وظایف آن در سازمان و ... در اینجا اگر چنانچه مخاطبین کثیـــری از یــــک زبان خارجه وجود داشته باشد لازم است نسخه­ای از سایت به زبانهایی که آمارمخاطبان بالایی دارند از طریق بخش امور بین­الملل در سایت قرار گیرد. از دیگر نکاتی که باید در طراحی سایت به آن توجه شود اهمیت موضوعات صفحۀ اول وب (Home page) و تقسیم­بندی متناسب سایر مطالب در مابقی صفحات است. از آنجاییکه شخصیت یک سازمان با روابط عمومی آن رابطه مستقیم دارد، تلاش کشورهای پیشرفته دنیا در جهت ارائه نگاه مثبت به نهادهای خود معطوف گشته که با صرف مبالغ هنگفت سعی در دستیابی به اهداف بزرگ را دارند.

بهتر است وب سایت سازمانها در اختیار روابط عمومی باشد و اگر چنانچه در اختیار اداراتی همچون انفورماتیک و رایانه بود هدایت آن توسط روابط عمومی ضروری به نظر می­رسد.  

منبع : سایت روابط عمومی سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور