توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در دنیا و اینک در کشور ما، تاثیر گستردهای در توسعه سایر فناوریها، افزایش بهرهوری سازمانها و مؤسسات و بهبود ارائه خدمات لازم به مردم بطور خلاصه ایجاد زندگی بهتر دارد. بدون شک اولین گام جهت گسترش و بهرهبرداری از این فناوری در هر جامعه شناخت کامل آن و همچنین ایجاد شرایط مناسب به منظور آموزش و دستیابی به تواناییهای لازم استفاده از فناوری مذکور میباشد... |
فناوری نوین به موازات همۀ علوم در عرصۀ ارتباطات انسانی و علم روابط عمومی نیز تحولاتی عظیم و شگرف بوجود آورده است.
از آنجاییکه روابط عمومیها نقش مهم و کلیدی در اولین برخورد با مخاطبان یک سازمان را دارند و گسترۀ فعالیت این بخش با قشر وسیعی از مردم که مخاطبان روزانــــه آنها هستند حجم بالایی از ارتباطات یک مجموعه را بوجود میآورد، به جرات میتوان گفت که مؤثرترین مجموعه که قطعاً باید راهحلهای مطلوب را با سرعت دراختیار مدیران سازمان قرار دهد روابط عمومی میباشد. عنصر سرعت اصلیترین علتی است که امروزه روابط عمومی الکترونیکی را به نوع سنتی روابط عمومی تحمیل کرده است چنانکه امروزه عنوان میشود که آشنایی با روابط عمومی الکترونیک انتخاب نیست بلکه یک الزام است.
در عصر حاضر استفاده از ابزارهای دیجیتال نیازی است که به منظور دستیابی به سرعت لازم در انتقال اطلاعات و دقت طلایی ضروری به نظر میرسد و کارگزاران روابط عمومی برای بهرهبرداری از این سرعت و دقت لازم باید تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند.
«نقش روابط عمومی الکترونیک»
یکی از پدیدههایی که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان را شکل میدهد تحقق دولت الکترونیک است.
تجارت الکترونیک، بانکداری الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقی الکترونیک، نشر الکترونیک و در نهایت روابط عمومی الکترونیک، مفهوم واقعی آخرین تحولات در هر زمینه را به یاد میآورد.
در کشورهای صنعتی و پیشرفته، مراجعه حضوری به تمام سازمانها و ادارات دولتی جای خود را به مراجعه به پایگاههای اینترنتی داده است و خدماتی از قبیل صدور شناسنامه و گذرنامه، ثبت شرکتها، اخذ مجوزها و مدارک توسط همین پایگاههای اینترنتی انجام میشود.
روابط عمومی الکترونیکی نحوه بکارگیری فنآوریهای جدید ارتباطی و شیوههای نوین اطلاعرسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواستههای مخاطبان بطور لحظهای (Online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.
همانطور که ذکر شد یکی از پیش فرضهای تحقق دولت الکترونیک روابط عمومی الکترونیک است دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و استفاده از ابزارهای رایانهای اطلاق میشود، که تحقق آن رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، و تنها با یک اتصال به پایگاه واحدی مجهز به کامپیوتر به انجام رساند.
بسیاری از سازمانهای رسمی کشور(مانند وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی) دارای ساختمانهای متعددی است و مخاطب برای انجام کاری ملزم به مراجعه به آدرسهای مختلف است اما چه مدارکی باید همراه داشته باشد؟ کجا باید رفت؟ چند قطعه عکس؟ چند فتوکپی؟ چه گواهی و اطلاعاتی باید همراه داشته باشد ایـن اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومیها باید به شکل بروشوری به مراجعهکنندگان ارائه کند.
اما در این شکل جدید، روابط عمومی با توجه به خدماتی که به منظور رفع نیاز مخاطب ارائه میکند و به جهت گسترش فعالیتها و کاهش ترافیک کاری، استفاده از اطلاعات درج شده در سایت ضروری به نظر میرسد. اطلاعاتی شامل درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشنا کردن کاربران با بخشهای مختلف و وظایف آن در سازمان و ... در اینجا اگر چنانچه مخاطبین کثیـــری از یــــک زبان خارجه وجود داشته باشد لازم است نسخهای از سایت به زبانهایی که آمارمخاطبان بالایی دارند از طریق بخش امور بینالملل در سایت قرار گیرد. از دیگر نکاتی که باید در طراحی سایت به آن توجه شود اهمیت موضوعات صفحۀ اول وب (Home page) و تقسیمبندی متناسب سایر مطالب در مابقی صفحات است. از آنجاییکه شخصیت یک سازمان با روابط عمومی آن رابطه مستقیم دارد، تلاش کشورهای پیشرفته دنیا در جهت ارائه نگاه مثبت به نهادهای خود معطوف گشته که با صرف مبالغ هنگفت سعی در دستیابی به اهداف بزرگ را دارند.
بهتر است وب سایت سازمانها در اختیار روابط عمومی باشد و اگر چنانچه در اختیار اداراتی همچون انفورماتیک و رایانه بود هدایت آن توسط روابط عمومی ضروری به نظر میرسد.
منبع : سایت روابط عمومی سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور